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中古マンションを購入する際、そのマンションの出来事は議事録をみると、ある程度分かります。
例えば、マンションの維持修繕、管理運営資金、問題点・・・。
住んでから気が付くのでは遅い場合があります。
実は、購入しようとする上階の方が騒音の発生者で、理事会や総会の場でその問題について話し合っている最中や、修繕積立金が不足していて計画修繕ができない状況とか・・・。
議事録の写しの提供ができるのか？
売主である方が、大切に保管していれば、きちんともらえるでしょう。
残念ながらきちんと保管をしている人は数少ないようです。
では、管理組合で保管している議事録の写し（コピー）を入手することができるか。
実は、写しを入手できないことがほとんどです。
理由は、管理規約にあります。
３ 理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
と定められており、閲覧はできるが写しを渡すことまで認めていないのです。
では、写しを提供するところまで認めていないかというと・・・
写しを提供するということは、管理組合に負担が生じることになるからです。
しいて言えば、閲覧をさせるだけでも立ち会う為人件費がかかるが、利害関係者の権利としてやむを得ないのでしょう。
そこで、管理規約を改正して写しを渡すことができれば、立ち会う人の都合に関係なく、管理会社に業務を委託すれば解決できますね。
どのように改正するか・・・
管理規約の変更となりますので、特別決議が必要となります。
規約の修正（案）は次のような感じではいかがでしょう。
３ 理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。なお、写しの提供の依頼があった場合は、提供依頼者が1ページにつき○○円（改正しやすいように細則で別に定めるのもありでしょう。）の費用を納付することで、写しを提供する。
管理会社に委託する
通常、売主の媒介（宅建）業者が管理会社に対して議事録の提供を依頼することがほとんどですが、管理組合と管理会社の間での委託契約には提供できる旨の契約がなされていないのです。
乙は、宅地建物取引業者が、甲の組合員から、当該組合員が所有する専有部分の売却等の依頼を受け、その媒介等の業務のために管理規約の提供及び次の各号に掲げる事項の開示を求めてきたときは、甲に代わって、当該宅地建物取引業者に対し、管理規約の写しを提供し、及び各号に掲げる事項を書面をもって開示するものとする。
一 当該組合員の負担に係る管理費及び修繕積立金等の月額並びに滞納額があるときはその金額
二 甲の修繕積立金積立総額
三 本マンション（専有部分を除く。）の修繕の実施状況
２ 前項の場合において、乙は、当該組合員が管理費及び修繕積立金等を滞納しているときは、甲に代わって、当該宅地建物取引業者に対し、その清算に関する必要な措置を求めることができるものとする。
これを無断で議事録の提供をおこなったりしたら・・・。
厳密に言えば契約違反になってしまうのです。
こちらも、管理規約の変更と合わせて写しの提供ができるように改定すれば、管理会社も提供ができるようになり、理事長様に負担を掛けずに対応ができます。
乙は、宅地建物取引業者が、甲の組合員から、当該組合員が所有する専有部分の売却等の依頼を受け、その媒介等の業務のために管理規約等の提供及び次の各号に掲げる事項の開示を求めてきたときは、甲に代わって、当該宅地建物取引業者に対し、管理規約等の写しを提供し、及び各号に掲げる事項を書面をもって開示するものとする。なお、この項において管理規約等とは、管理規約、管理組合総会議事録、長期修繕計画書をいう。
一 当該組合員の負担に係る管理費及び修繕積立金等の月額並びに滞納額があるときはその金額
二 甲の修繕積立金積立総額
三 本マンション（専有部分を除く。）の修繕の実施状況
２ 前項の場合において、乙は、当該組合員が管理費及び修繕積立金等を滞納しているときは、甲に代わって、当該宅地建物取引業者に対し、その清算に関する必要な措置を求めることができるものとする。
こんな感じでいかがでしょうか。
ではまた。。。
